EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM

DEFINISI E.I.S ( Watson, 1993 ):

Ø Sistem terkomputerisasi yang menyediakan akses bagi eksekutif secara mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan critical success factor (faktor penentu keberhasilan).

KARAKTERISTIK E I S :

Ø Dibuat untuk individual executive users.

Ø Mengekstrak, menyaring (filter), menyingkat dan melacak “critical data”

Ø Menyediakan on-line status access.

Ø Mengakses dan mengintegrasikan data internal dan eksternal.

Ø Bersifat user friendly.

Ø Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa perantara.

Istilah Executive Support System (ESS) digunakan untuk sistem yang memiliki kemampuan lebih dari EIS, yaitu :

Ø Tersedia fasilitas komunikasi elektronik, mis. E-mail, computer conference, word processing.

Ø Memiliki kemampuan analisis data, misalnya spredsheet, query language.

Ø Memiliki organizing tools, misalnya electronic calendaring.

5 STEP SUGGESTION FOR IMPROVING EIS :

1.  Take an inventory of incoming Information Transactions

Eksekutif tidak selalu mempunyai persepsi yang jelas tentang sistem informasi. Untuk ini, eksekutif dibantu oleh sekretarisnya untuk membuat log information transaction yang selanjutnya dimasukkan kedalam database.

2. Stimulate High-valure Sources

    Dengan adanya identifikasi sumber daya yang bernilai tinggi, eksekutif  dapat mengambil langkah agar sumber daya tersebut lebih mudah dikomunikasikan.

3. Take Advantage of Opportunities

    Saat informasi bernilai tinggi muncul, eksekutif harus segera menanganinya.

4. Tailor the System to the Individual

    Setiap eksekutif memiliki cara yang unik tersendiri dalam memperoleh informasi.

5. Take Advantage of Technology

Eksekutif umumnya berpikiran terbuka (open-minded) terhadap sistem informasi dan mempertimbangkan berbagai cara untuk meningkatkan kemampuan sistem informasinya.

Perusahaan dengan Sistem Informasi Executive

MODEL E I S

Ø Konfigurasi EIS berbasis komputer umumnya mencakup Personal Computer (PC). Pada perusahaan besar PC dihubungkan (networked) ke mainframe. PC executive berfungsi sebagai workstation executive.

Ø Konfigurasi hardware mencakup secondary storage beebentuk hardisk sebagai tempat menyimpan database executive (berisi informasi yang telah diproses dari mainframe perusahaan).

PENERAPAN KONSEP MANAJEMEN PADA E I S

A.  CRITICAL SUCCESS FACTOR (CSF)

Dengan EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan berjalan dalam hal tujuan dan factor-faktor penentu keberhasilan.

Pada tahun 1961, D. Ronald Daniel dari Mc Kinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di amerika Serikat, menciptakan konsep CSF. Ia merasa bahwa CSF menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi. CSF bervariasi dari perusahaan satu ke perusahaan lainnya.

Contoh :

Ø Industri kendaraan bermotor , CSF yang diyakini : model, jaringan dealer yang efisien dan pengendalian biaya manufaktur yang kuat.

Ø Perusahaan Asuransi Jiwa, CSF yang diyakini : pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.

B. MANAGEMENT BY EXCEPTION

Diterapkan dengan cara membandingkan kinerja anggaran dan pelaksanaan aktualnya.

Pie chart menyajikan komposisi kinerja actual, table menyajikan perbandingan actual terhadap anggaran.

Software E I S dapat secara otomatis mengidentifikasi ‘exception’ agar diperhatikan eksekutif.

C. MENTAL MODELS

Peran utama EIS adalah menyaring sejumlah besar data dan informasi (disebut Information Compression) untuk meningkatkan kegunaannya sehingga menghasilkan suatu gambaran (disebut Mental Model) dari operasi perusahaan.

Computer Based Information System dan setiap sub systemnya ialah suatu mental model.

TREND EIS DIMASA DEPAN

v Penggunaan EIS pada perusahaan besar menjadi umum.

v Software EIS dengan harga lebih murah makin dibutuhkan.

v SIM dan DSS masa depan akan menjadi seperti EIS saat ini.

Dibandingkan aplikasi lain lebih banyak usaha yang dilakukan agar user menerima EIS. Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer pada tingkat yang lebih rendah.

v Eksekutif akan mempertahankan komputer secara perspektif.